5 Tipps für ein produktives Meeting

5 Tipps für ein produktives Meeting

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Wer kennt das nicht – es ist 16 Uhr und bis zum Feierabend ist noch ein wichtiges Präsentations-Meeting angesetzt. Die Konzentrationsspanne ist nur noch sehr eng bemessen und viel wesentlichere Themen, wie das heutige Abendessen schwirren durch den rauchenden Kopf. Doch wie gelingt es die Frage „Wie bekomme ich die Zeit bis 18 Uhr rum?“ in „Wie schaffe ich es, mich um diese Zeit noch zu konzentrieren“ umzumünzen? Die Antwort liegt ganz klar im Aufbau des Meetings. Nur wer sein Meeting vorab gut strukturiert und es dabei aussehen lässt, als wäre es locker und leicht, der kann sich seines Erfolges sicher sein.

Hier eine Übersicht der 5 Tipps für ein produktives Meeting

  1. Struktur
  2. Storytelling
  3. Locationwechsel
  4. Überraschungen
  5. Feedback

1. Struktur

Für einen reibungslosen und zügigen Verlauf des Meetings ist es unerlässlich bereits im Vorfeld eine Agenda für alle Beteiligten zu erstellen und diese zu verschicken. Eine klar definierte Agenda ist die Grundlage für jeden Teilnehmer, sich ausgiebig auf den Termin vorzubereiten, um so später mitten ins Thema einsteigen zu können. Mit dem richtigen Vorlauf regt man eventuell sogar vorher schon einige Überlegungen zur Thematik an und gibt den Partizipanten die Möglichkeit, selbst aktiv zu werden und weitere Punkte auf der Agenda zu erarbeiten.

2. Storytelling

Stellen Sie sich folgendes vor: Jemand liest ihnen aus einem Märchenbuch vor. Der Leser verstellt weder seine Stimme bei anderen Charakteren, noch benutzt er Gestik und Mimik. Und jetzt stellen sie sich das Pendant dazu vor. Wem hören Sie lieber zu? Die Antwort liegt auf der Hand – Menschen, egal welchen Alters, möchten unterhalten werden. Ein Meeting kann mithilfe von PowerPoint-Folien präsentiert werden, muss es aber nicht. Überlegen sie, welche Punkte der Präsentation anhand von Beispielen aus dem Unternehmen, aus dem Alltag oder sogar anhand persönlicher Erfahrungen erklärt werden können. Nutzen sie Flipcharts, um schwierige Prozesse aus ihrer Sicht verständlich zu machen. Arbeiten sie mit Bildern, Vergleichen und vor allem Geschichten. Sie werden sehen, dass die Teilnehmer es ihnen mit Aufmerksamkeit danken.

3. Locationwechsel

Oftmals sind es die kleinen Dinge, die eine große Wirkung erzeugen. Allein die Tatsache, dass man stets denselben Konferenzraum für Meetings nutzt, ist für manch einen Teilnehmer schon der mentale Bankrott. Kreativität erfordert manchmal ungewöhnliche Methoden. Wenn es ihr Rahmenprogramm zulässt, tauschen sie den abgeschlossenen Raum mit der Dachterrasse aus. Oder setzen sie sich auf die Wiese gegenüber. Diskutieren kann man auch unter freiem Himmel. Und hat man keine andere Raumalternative, so bringt ein fünfminütiges Stehgespräch frischen Wind in das Meeting.

4. Überraschungen

Überraschungen bringen Pepp in die Routine. Wer mag es nicht positiv überrascht zu werden. Eine Überraschung zieht erst, wenn man gerade gar nicht damit rechnet und wenn sie auch noch gelingt, ist sie ein voller Erfolg. Kleine Aufmerksamkeiten während des Meetings erfreuen nicht nur die Teilnehmer, sondern verschaffen dem Redner die gewünschte Aufmerksamkeit. Das kann ein originelles Catering anstatt der trockenen Butterkekse sein oder ein lustiges Video zwischendurch zur Auflockerung. Es kann aber auch etwas pragmatisches sein, wie gekühlte Tücher, wenn die Temperaturen ansteigen. Ganz egal, wie sie die Teilnehmer überraschen, es wird eine willkommene Abwechslung sein.

5. Feedback

Das Feedback nach einem Meeting ist von großer Bedeutung für den Präsentator. Hier wird im Nachgang positive und konstruktive Kritik analysiert, um Learnings der Auswertung beim nächsten Mal zu berücksichtigen. Das Ende eines kraftraubenden Meetings ist deshalb nicht der optimale Zeitpunkt Kritik einzufordern. Feedback sollte nach jeder Lerneinheit oder jedem Agendapunkt eruiert werden, da die Thematik noch im Gedächtnis der Zuhörer präsent ist. Geschlossene Fragebögen machen es den Beteiligten zwar leicht, sollten aber genügend Spielraum für individuelle Gedanken beinhalten.